みなさんのオフィスでは、ペーパーレス化、進んでいますか？紙の書類が減ってスッキリした！…と思いきや、今度はパソコンの中がPDFファイルでいっぱいで、なんだか新しい手間が増えた気がする…なんてこと、ありませんか？
毎日、メールでたくさんのPDFが送られてきたり、スキャンした書類が共有フォルダにどんどん溜まっていったり。ファイル名も様々で、「あの案件の、あの書類、どこに保存したっけ…？」と探すのに一苦労、なんて経験もあるかもしれません。
特に、複数ページにわたるPDFファイル。例えば、こんなPDFの加工処理、今も1件ずつ手作業で行っていませんか？
◆「複数ページPDFファイルを判別し1案件1ファイルに分割」
複数ページで構成されるPDFを1ページごとにファイルを分割し、案件ごとのファイルを作成。分割したファイルに対して、取引先の会社名・案件名でファイル名をリネームし、指定の案件ごとのフォルダに格納する。
◆「複数ページPDFファイルから不要ページを判別して取り除いたデータに加工」
複数ページのPDFから、送付状などの不要なページを取り除き、必要なページだけのPDFファイルに加工する。
◆「複数ページPDFファイルから日付で判別して同じ日付のページでまとめる」
複数ページPDFから、同じ日付のページ単位でファイル分割をし、PDFファイルを加工する。さらにファイル名を指定の命名規則に沿ってリネームする。
こうした「地味に見えて実は面倒なファイル操作」は、単純でも積み重なると結構な時間と手間になりますよね。
もし、こうしたPDFの加工処理が、もっと簡単かつ自動でできたら…と思いませんか？
実は、そんな日々の「ちょっと面倒なPDF作業」を解決するお手伝いができるかもしれません。 「スマート入力」のPDFページ分割・結合機能を活用すれば、これまで手作業で行っていたファイル管理や入力業務をもっと効率的に進めることができるんです。
「スマート入力」では、AI-OCRでのテキスト抽出だけでなく、抽出したデータを起点にPDFの分割・結合処理に活用し、一連の処理の自働化を実現しております。今回ご紹介した例はほんの一例ですが「うちの会社でも、こんなPDF作業を自動化できないかな？」といった具体的なお悩みやご要望がございましたら、どうぞお気軽にご相談ください。お客様の課題に合わせた最適な活用方法をご提案させていただきます
