本記事は実際の導入シナリオを基にしたユースケースになります。
| 業界 | 商社・メーカー |
| 対象業務 | 注文データ基幹システム登録 |
調達管理部門が抱える課題と現状
調達管理における受注処理業務の現場に潜む「非効率」と「リスク」
商社やメーカーの受注処理業務では、紙・データ・FAXで送られてくる注文書や調達関連書類を基幹システム（生産管理・在庫管理システム）に手作業で入力するケースが少なくありません。このプロセスには以下のような問題が潜んでいました。
・書類の量や種類が膨大で、処理が追いつかない
・手作業による入力ミスの頻発
・後工程に影響を与える作業遅延
・担当者の入れ替えによる人手不足
これらの問題により、日々の業務効率が低下するだけでなく、限られた従業員に依存する属人化を招いておりました。
受注処理業務の効率化が必要となる４つの理由
1.膨大な書類を処理するスピードの限界
通常業務の範囲内では対応できる書類量でも、繁忙期にはスピードの限界に直面します。受注処理が追いつかないことで、現場に余計な負担がかかり、全体の効率が著しく低下するケースも少なくありません。
2.入力ミスが引き起こす手戻り作業の発生
入力ミスが発生した場合、後工程でエラーが発覚し、再確認や修正作業が必要になります。この手戻り作業が発生するたびに、1件あたり30分～1時間の追加工数が発生することも珍しくありません。
3.作業遅延が後工程に与える影響
データ処理が遅れると、後工程での生産や出荷に大きな影響を及ぼします。迅速なデータ処理を実現することで、受注から納品までのリードタイムを短縮し、顧客満足度を高めることが可能です。
4.新担当者への業務引き継ぎの効率化
人事異動などにより、業務の引継ぎが必要となる際に業務の教育に多くの時間が1つの課題です。また、専任の担当者しか業務内容が説明できない場合は、さらに所属部署に大きな負担がかかってしまうリスクがあります。そのため、どの従業員でも業務が対応できるように業務プロセスの見直しや予め標準的な業務フローを自動シナリオ化して、属人化によって起こりうるリスクに備える必要があります。
業務自働化Robot「スマート入力」での改善
手入力で行っていた帳票登録作業を「スマート入力」で自働化
①ツール起動（PDFをアップロード）
②OCR処理で発注データを抽出
③RPAでシステムを起動＆ログイン
④RPAにより発注データをシステムに登録
スマート入力がもたらした改善効果
「スマート入力」の活用により、これまでアナログ作業や手作業に依存していた業務プロセスが大幅に効率化されました。その結果、以下のような具体的な効果が得られています。
約70％以上の手作業工数削減
注文書の情報を抽出し、基幹システムに登録するまでの作業を「スマート入力」で自働化したことによって手入力工数7割以上削減されたことにより、書類を受け取ってからすぐにデータ化が可能となりました。
生産計画の安定化
今まで長い時間かけていた入力時間を短縮することができたことで結果的にリアルタイムで正確なデータを提供することでき、生産や出荷計画の変更リスクが軽減し、全体の業務フローが安定につながりました。
属人化の解消で業務教育の効率化とワークライフバランスの推進
「スマート入力」では、お客様ごとに異なる業務フローをボタンひとつで一連の業務を実行することを基本としているため、担当者は「スマート入力」の簡単な実行方法を覚えるだけで業務を行うことができるようになりました。なのでこれまで、担当者の入れ替わりの際に負担となっていた業務の引き継ぎや教育が効率化されました。
また、業務の属人化が解消されたことで担当者が有休などの代理対応ができるようになり、有給取得のハードルが下がったことでワークライフバランスの推進で従業員のモチベーション向上につながりました。
スマート入力の特徴
「スマート入力」はAI-OCRでの読み取り結果を起点に「仕分け」 、「集計／グラフ化」 、「リスト成形」、「ファイル名リネーム」、「ページの分割／結合」、「画像のトリミング」、「システム登録」 などの様々なデータ加工処理を行うことができる業務自働化Robotです。
簡単な操作性
誰でも使いやすいワンクリックで業務が完結する業務プロセスをシナリオ化しているため、専任の担当者が属人化してしまうことを解消できます。
柔軟なカスタマイズ
様々な標準プログラム(アセット)を備えていることにより、お客様ごとに異なる業務にフィットする自働化Robotを安価に提供することが可能です。
手厚いサポート体制
充実したサポートにより、帳票のフォーマット変更・追加が合った場合、担当のスタッフによる保守サポート体制を備えているため、安心してご利用いただけます。
スマート入力で帳票のデータ化ラクにしませんか？
人手による入力作業の効率化にお悩みでしたら、是非「スマート入力」による自働化をご検討ください。ぜひご参考にしていただければと思います。
